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Coordenação de Acesso aos Cursos de Graduação

Pesquisa Institucional

Registro de Estudantes

 

O formando deverá dirigir-se à Secretaria Acadêmica de seu curso, após a conclusão dos créditos e Colação de Grau, e apresentar a documentação necessária para composição de um processo de expedição e registro de diploma.

O formando deverá apresentar cópias autenticadas dos documentos a seguir (ou solicitar à Secretaria Acadêmica do Curso que faça a autenticação, apresentando os documentos originais):

1) Certificado de Conclusão do Ensino Médio ou equivalente. No caso de colégios extintos por qualquer causa, procure, também, a Secretaria Estadual de Educação, no Setor de Inspetoria Escolar;

2) Certidão de nascimento ou casamento;

3) Carteira de identidade atualizada;

4) Histórico Escolar (HE) do curso superior, com a data de colação de grau e informação sobre a participação ou não do formando no ENADE;

5) Boletim de Orientação Acadêmica (BOA);

6) Certificado de Reservista ou de Dispensa (para homens até 45 anos);

7) CPF. Se o formando não apresentar a cópia do CPF, o mesmo poderá ser emitido pelo site da Receita Federal - www.receita.fazenda.gov.br;

8) Título de Eleitor e Certidão de Quitação Eleitoral, que poderá ser emitida pelo site do TSE - www.tse.jus.br.

Através da página do Sistema de Acompanhamento de Processos (SAP) é possível consultar o andamento de qualquer processo da UFRJ, inclusive os de diploma. Basta digitar número do processo e clicar em consultar ou pesquisar pelo nome do interessado. O endereço do SAP é www.sap.ufrj.br.

O processo de registro de diploma é composto por duas etapas. Na primeira etapa o processo será analisado e, se a documentação estiver correta, o diploma será impresso e reenviado à faculdade de origem da UFRJ para que seja assinado e carimbado pelo Diretor ou Coordenador do curso, e acrescida a Portaria de Reconhecimento (ou Renovação de Reconhecimento, quando for o caso) do Curso. Caso haja algum erro na documentação, o processo é devolvido à faculdade para que seja corrigido antes da expedição.

 Após retornar para a faculdade de origem, o diploma será, então, registrado e encaminhado ao Gabinete do Reitor/Vice-Reitor/Pró-Reitor para assinatura. O processo só estará definitivamente finalizado, quando aparecer no sistema o código A24 e a inscrição “Registrado/averbado/anotado”. A partir desse momento, o aluno poderá entrar em contato com a secretaria de sua Faculdade para se informar quando poderá buscar seu diploma.

As firmas dos funcionários da Divisão de Diplomas e dos Reitores/Vice-Reitores/Pró-Reitores que assinam os diplomas estão registradas nos endereços a seguir:

Para os diplomas REGISTRADOS até o ano de 2015: 23º Ofício de Notas, localizado na Travessa do Ouvidor, 15 – Centro – Rio de Janeiro, RJ.

Para os diplomas REGISTRADOS de 2016 em diante: 10º Ofício de Notas, localizado na Avenida Nilo Peçanha, 26 – Centro – Rio de Janeiro, RJ.

Para saber em qual cartório está registrada à firma dos Diretores de Faculdade/Coordenadores de Cursos é necessário que o formando verifique na Faculdade correspondente.

Dirija-se à secretaria de sua faculdade com a mesma documentação que foi solicitada no processo original de expedição de diploma (exceto o certificado do ensino médio, pois não é necessário) e com o diploma original e peça para ser aberto um processo de SUBSTITUIÇÃO DE DIPLOMA.

Dirija-se à secretaria de sua faculdade com a mesma documentação que foi solicitada no processo original de expedição de diploma (exceto o certificado do ensino médio, pois não é necessário) e com o diploma original e peça para ser aberto um processo de SUBSTITUIÇÃO DE DIPLOMA.

Primeiramente, publique em um jornal de grande circulação a perda/extravio do seu diploma, ou vá a uma delegacia policial fazer um registro de extravio de documentos, ou, ainda, fazer boletim de ocorrência (B.O.) em caso de roubo. Depois, vá até a secretaria de sua faculdade com a mesma documentação que foi solicitada no processo original de expedição de diploma (exceto o certificado do ensino médio, que não é necessário) e com a folha do jornal onde está publicada a perda ou o registro de extravio feito em delegacia ou ainda o boletim de ocorrência e peça para ser aberto um processo de SEGUNDA VIA DE DIPLOMA.

Antes de abrir o processo, junte à documentação necessária para abertura do processo de expedição/registro de diploma uma comprovação de urgência e certifique-se de que o processo seja aberto com o carimbo ou a inscrição URGENTE na capa.

Se o processo já tiver sido aberto, primeiro localize-o através do SAP (www.sap.ufrj.br). e depois leve, até o local onde ele se encontra, a documentação de urgência para anexação. Certifique-se de que o processo ganhe a inscrição/carimbo URGENTE na capa.

Configuram situações de urgência para a expedição e registro do diploma casos nos quais o formando foi aprovado em processo seletivo que exija a apresentação do diploma ou casos em que a instituição na qual o formando está vinculado ou irá vincular-se solicite o diploma.

A comprovação de urgência não pode ser uma carta escrita de próprio punho. Configura-se uma comprovação de urgência justificável os seguintes documentos: cópia de publicação em diário oficial; lista de candidatos selecionados em processo seletivo; cópia da parte do edital onde é mencionada a necessidade de se apresentar o diploma; documento, em papel timbrado, em que a instituição na qual o formando está vinculado ou irá vincular-se pede para que se apresente o diploma, etc.

Primeiramente, certifique-se junto à sua Faculdade que haja um processo aberto em seu nome para registro de diploma na UFRJ. Todos os processos de registro de diploma das faculdades externas são individuais, ou seja, cada processo está em nome do formando correspondente. O acompanhamento de seu processo é feito através do SAP (www.sap.ufrj.br). O processo de diploma de um formando de faculdade externa à UFRJ chega à Divisão de Diplomas para análise e registro. Caso haja algum erro na documentação ou no diploma a ser registrado, o processo é devolvido à faculdade para que seja corrigido. Se tanto a documentação quanto o diploma estiverem corretos, o diploma é registrado pela Divisão de Diplomas da UFRJ. Posteriormente, o processo com o diploma devidamente registrado é encaminhado ao Protocolo, de onde um funcionário da faculdade externa retirará o diploma.

A solicitação de urgência para registro de diploma de uma faculdade externa será feita através da própria faculdade, onde deverá ser entregue a comprovação de urgência.

Nos casos de substituição ou 2ª via de diploma, o procedimento é iniciado através da faculdade externa que registra na UFRJ.

A expedição (impressão) dos diplomas cabe, exclusivamente, às faculdades externas, desde que o interessado faça o seu pedido, oficialmente, na Instituição de origem. As faculdades externas têm autonomia para escolher onde querem registrar os seus diplomas e não são todas que registram na UFRJ.

O formando da FAHUPE deverá abrir um processo de expedição de diploma/2ª Via/Substituição na Divisão de Gestão, Documentação e Informação (DGDI) da UFRJ (andar térreo do Prédio da Reitoria). A documentação necessária é a mesma para os processos de diplomas da UFRJ. O processo será analisado pela Divisão de Diplomas. Caso haja algum erro na documentação, o processo é devolvido à DGDI para que seja corrigido. Se a documentação estiver correta, o diploma será expedido e registrado pela Divisão de Diplomas e assinado pelo Reitor/Vice-Reitor/Pró-Reitor da UFRJ.

Para conseguir a validade no Brasil de um diploma obtido no exterior é necessário fazer a revalidação (para diplomas de graduação) ou reconhecimento (para diplomas de mestrado/doutorado) do diploma. Pode ser aberto um processo na UFRJ para revalidação/reconhecimento de diploma.

Dirija-se à Decania do Centro Acadêmico da UFRJ que corresponda ao curso feito no exterior e peça para ser aberto um processo de revalidação (para cursos de graduação) ou reconhecimento (para cursos de mestrado/doutorado). O processo inicia-se em um dos Centros Acadêmicos (Centro de Ciências da Saúde – CCS, Centro de Filosofia e Ciências Humanas – CFCH, Centro de Letras e Artes – CLA, Centro de Tecnologia – CT, Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas – CCJE) e, só após ser aprovada a revalidação/reconhecimento por banca julgadora, o processo será encaminhado à Divisão de Diplomas para que se faça a apostila de revalidação/reconhecimento.

Para revalidação de Cursos de Graduação:

1) Cópia do Diploma de Graduação;

2) Cópia do Histórico Escolar correspondente ao Diploma para o qual está sendo requerida a revalidação;

3) Cópias de documentos referentes à Instituição de Origem, contendo duração e currículo do curso, conteúdo programático e bibliografia das disciplinas cursadas;

4) Cópia de comprovante de domicílio e residência no estado do Rio de Janeiro, exceto nos casos em que as Universidades Públicas do estado de domicílio do interessado não tenham cursos em área afim ao do diploma objeto do processo;

5) Cópia do RG ou Visto;

6) Cópia do CPF (para brasileiros e estrangeiros);

7) Comprovante de pagamento da taxa de abertura do processo.

Para reconhecimento de cursos de mestrado/doutorado:

1) Cópia do Diploma a ser reconhecido;

2) Histórico Escolar correspondente ao Diploma para o qual está sendo requerido o reconhecimento (oficial);

3) Currículo/conteúdo programático, constando a duração do curso;

4) Cópia do diploma de graduação;

5) Cópia da identidade;

6) Cópia do CPF;

7) Cópia do certificado de naturalização, se for o caso;

8) Cópia da certidão de nascimento ou casamento;

9) Cópia de comprovante de residência;

10) Cópia de exemplar da dissertação, tese, podendo ser solicitada a tradução ou não;

11) Comprovante (original e cópia) de pagamento de taxa de abertura (alunos, funcionários e docentes da UFRJ estão isentos).

A partir de 2016, o carimbo do consulado brasileiro no país em que foi expedido o Diploma se faz desnecessário, apenas a Apostila de Haia é exigida. Nos países que não fazem parte do acordo, o carimbo do consulado brasileiro é exigido. Apenas os diplomas da França estão isentos da Apostila de Haia, em razão de acordo bilateral Brasil-França.

A Convenção de Haia de 05 de outubro de 1961, sobre a Eliminação da Exigência da Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (também conhecida como Convenção da Apostila), é um Tratado Internacional que visa simplificar o processo de autenticação de documentos a serem usados no exterior. Foi promulgada no Brasil pelo Decreto 8.666/2016. A partir de sua entrada em vigor, em 16 de agosto de 2016, ao invés de percorrer toda uma cadeia de legalização, os cidadãos dos países signatários devem recorrer a um único procedimento, que consiste na emissão da Apostila.

Para saber mais sobre a Convenção da Haia, acesse: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/specialised-sections/apostille.

O pagamento da taxa de abertura de processo de revalidação/reconhecimento de diploma é feito através do Guia de Recolhimento da União – GRU. Siga os seguintes passos:

1) Entre no site do Tesouro Nacional: http://www.tesouro.fazenda.gov.br/gru;

2) Clique em "Impressão de GRU";

3) No campo "Unidade Gestora", digite o código "153115";

4) No campo "Gestão", selecione "15236-UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO";

5) No campo "Código de Recolhimento", selecione "28832-2 - SERVIÇOS EDUCACIONAIS";

6) Clique em "Avançar";

7) Preencha todos os "Campos Obrigatórios" destacados;

8) Colocar o valor da taxa de abertura nos campos "(=)Valor Principal" e "(=)Valor Total";

9) O valor da taxa de abertura em vigor para o ano-exercício 2018 é de R$ 451,31 (quatrocentos e cinquenta e um reais e trinta e um centavos);

10) Clique em "Emitir GRU";

11) Imprima o boleto.

ATENÇÃO: O pagamento do boleto deve ser realizado OBRIGATORIAMENTE no BANCO DO BRASIL.

Se o processo for deferido pela Faculdade da UFRJ, o mesmo é encaminhado à Divisão de Diplomas para registro. Antes de encaminhá-lo à Divisão de Diplomas, a Faculdade responsável solicita ao interessado o pagamento da taxa referente ao registro, no mesmo valor da taxa de abertura do processo. O interessado deverá apresentar o comprovante de pagamento na faculdade correspondente. No caso de reconhecimento de diploma de pós-graduação lato sensu (mestrado ou doutorado), o comprovante de pagamento e o diploma original deverão ser entregues à Divisão de Ensino da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (PR-2).

O prazo estimado para que um processo de diploma seja registrado, na Divisão de Diplomas, é 360 dias, contado a partir do momento em que o processo chega à Divisão. O prazo se dá em razão de problemas estruturais e ao grande volume das demandas solicitadas à Divisão de Diplomas que, consequentemente, afeta diretamente a prestação dos serviços. Estamos trabalhando para que esse prazo seja reduzido. Vale ressaltar que o processo é autuado na Faculdade onde o aluno concluiu o curso, passando por vários setores. Dessa forma, é necessário saber nos demais locais o prazo de cada setor.

O prazo estimado para que um processo de diploma seja registrado, na Divisão de Diplomas, é 360 dias, contado a partir do momento em que o processo chega à Divisão. O prazo se dá em razão de problemas estruturais e ao grande volume das demandas solicitadas à Divisão de Diplomas que, consequentemente, afeta diretamente a prestação dos serviços. Estamos trabalhando para que esse prazo seja reduzido. Vale ressaltar que o processo é autuado na Faculdade onde o aluno concluiu o curso, passando por vários setores. Dessa forma, é necessário saber nos demais locais o prazo de cada setor.

O prazo máximo estabelecido para análise dos cursos de graduação (REVALIDAÇÃO) feitos no exterior está no Art. 4º, § 4º, da Resolução nº 3 do CNE/CES, de 22/06/2016, com o seguinte texto: “O processo de revalidação de diplomas de cursos superiores obtidos no exterior deverá ser admitido a qualquer data pela universidade pública e concluído no prazo máximo de até 180 (cento e oitenta) dias, a contar da data do protocolo na universidade pública responsável pelo processo ou registro eletrônico equivalente”. Este processo é autuado nas Decanias respectivas aos cursos feitos no exterior. Dessa forma, a Decania, a Faculdade e todos os locais pelos quais passa o processo deverão atender ao prazo, a fim de que a Divisão também o cumpra.

Ainda no Art. 11, da mesma Resolução, tem-se a seguinte redação: “Cursos estrangeiros cujos diplomas já tenham sido objeto de revalidação nos últimos 10 (dez) anos receberão tramitação simplificada. § 1º A tramitação simplificada deverá se ater, exclusivamente, à verificação da documentação comprobatória da diplomação no curso especificada no art. 7º, observado o disposto no art. 4º, desta Resolução, prescindindo de análise aprofundada ou processo avaliativo específico. § 2º Caberá à universidade pública revalidadora, ao constatar a situação de que trata o caput, encerrar o processo de revalidação em até 60 (sessenta) dias, contados a partir da data do protocolo do pedido de revalidação”.

O prazo máximo estabelecido para análise dos cursos de pós-graduação stricto sensu (RECONHECIMENTO) feitos no exterior está no Art. 17, § 4º, da Resolução nº 3 do CNE/CES, de 22/06/2016, com o seguinte texto: “O processo de reconhecimento de diplomas obtidos no exterior deverá ser admitido a qualquer data e concluído no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias, a contar da data do recebimento do protocolo na universidade responsável pelo processo ou de registro eletrônico equivalente”. Este processo é autuado nas Decanias respectivas aos cursos feitos no exterior. Dessa forma, a Decania, a Faculdade e todos os locais aos quais perpassa o processo deverão atender ao prazo, a fim de que a Divisão também o cumpra.

Ainda no Art. 20, da mesma Resolução, tem-se a seguinte redação: “Cursos de pós-graduação stricto sensu estrangeiros, cujos diplomas tenham sido objeto de reconhecimento nos últimos 10 (dez) anos, receberão, da universidade responsável pelo reconhecimento do diploma, tramitação simplificada. § 1º A tramitação simplificada de que trata o caput deverá se ater exclusivamente ao exame da documentação  processo avaliativo específico. § 2º Caberá à universidade avaliadora do reconhecimento, ao receber e constatar a informação de que trata o caput, encerrar o processo de reconhecimento em até 90 (noventa) dias, contados a partir da data do protocolo do(a) interessado(a)”.

Os pedidos de autenticidade de diplomas/certificados poderão ser verificados on line, através do site http://app.pr2.ufrj.br/sistemas/appAutenticidade. A Instituição requerente deverá inserir o número do processo do interessado (formando) e confirmar os seguintes dados do diploma: número do processo; data do registro; número do registro; nome do formando; tipo do diploma; status (ativo ou cancelado) e a Instituição na qual o aluno se formou. No site www.sap.ufrj.br, faça a confirmação do número do processo na UFRJ, caso tenha alguma dúvida. Todos os processos de registro de diplomas têm que constar no sistema SAP (Sistema de acompanhamento de Processos da UFRJ).

Se o número do processo de registro de diploma for inserido e os dados do diploma não aparecerem no sistema, a Instituição Requerente deverá encaminhar por correio, preferencialmente por SEDEX, um Ofício com endereço completo e atualizado, devidamente, identificado e assinado pelo responsável da Instituição, além da cópia frente e verso do diploma a ser examinado para a Divisão de Diplomas, a fim de que o pedido seja analisado e respondido.  Somente nestes casos, a resposta será encaminhada também por correio SEDEX. Os pedidos feitos por e-mail NÃO serão aceitos. O endereço da Divisão de Diplomas segue registrado abaixo.

Avenida Athos da Silveira Ramos, 274.
Prédio do Centro de Ciências Matemáticas e da Natureza – CCMN
Biblioteca Central – 2º andar, sala 03C - Cidade Universitária – Ilha do
Fundão.
Rio de Janeiro – RJ – CEP 21941-916.

 

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