Divisão de Diplomas

O aluno, provável formando, deverá procurar a Secretaria Acadêmica de seu curso no início do último semestre letivo (em que colará grau) e apresentar a documentação necessária para composição de um processo de expedição e registro de diploma.

O processo de expedição e registro de diploma é composto dos documentos a seguir:

I – Requerimento de emissão de diploma para abertura do processo SEI, devidamente assinado;

II – Certidão de Nascimento ou de Casamento, incluindo todas as eventuais averbações e retificações de nome civil em vigor;

III – Documento de identidade oficial com foto;

IV – CPF, sendo dispensado caso conste no documento identidade oficial com foto;

V – Certidão de quitação eleitoral atualizada após as últimas eleições;

VI – Certificado de Reservista ou de Dispensa de Incorporação, para todas as pessoas com menos de 46 anos legalmente obrigadas a prestar Serviço Militar Obrigatório, ou Certificado de Alistamento atual para estudantes legalmente obrigados a prestar Serviço Militar Obrigatório dos cursos de Medicina, Farmácia, Odontologia e Medicina Veterinária, ou Carteira de Identidade Militar para estudantes militares da ativa nas Forças Armadas;

VII – Certificado de conclusão do Ensino Médio com publicação no Diário Oficial, quando exigido pelo estado federativo da instituição de ensino emitente (no estado do Rio de Janeiro é exigido para alunos formados até o ano de 2015, sendo dispensado quando os dados da publicação constarem no verso do documento);

VIII – Histórico Escolar da Graduação, com a data de colação de grau e informação sobre a participação ou não do formando no ENADE;

IX – Boletim de Orientação Acadêmica zerado ou com justificativa de créditos a cumprir.

A consulta sobre o andamento do seu processo pode ser feita acessando o link: https://portal.sei.ufrj.br/ e em seguida clicar em pesquisa pública e inserir o nº do seu processo informado pela secretaria onde deu entrada no pedido.

O processo de registro de diploma é composto por duas etapas. Na primeira etapa, o processo será analisado e, se a documentação estiver correta: 1) no caso de diploma impresso, ele será impresso, registrado, assinado pela Pró-Reitora de Graduação e enviado à secretaria de seu curso para que seja assinado e carimbado pelo Diretor ou Coordenador do curso, sendo de responsabilidade da secretaria a entrega ao formado, ou 2) no caso de diploma digital, ele será emitido/registrado e você receberá um e-mail informando de sua disponibilidade para download quando estiver pronto.

Caso haja algum erro na documentação, o processo é devolvido à secretaria de seu curso para que seja corrigido antes da emissão/registro do diploma.

No caso dos certificados de pós-graduação lato sensu (especialização e residência médica ou multidisciplinar) e dos diplomas de pós-graduação stricto sensu (mestrado e doutorado), nossa função é tão somente emitir e registrar o certificado/diploma após a homologação pela Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (PR-2). Toda a análise da documentação fica a cargo da Divisão de Ensino da PR-2 e, após a emissão e registro, o certificado/diploma é enviado à PR-2 para assinatura do Pró-Reitor e disponibilizados para retirada na secretaria do curso. Em caso de dúvidas ou informações, a secretaria do curso deve prestar as informações sobre o andamento do processo.

As firmas dos funcionários da Divisão de Diplomas e dos Reitores/Vice-Reitores/Pró-Reitores que assinam os diplomas estão registradas nos endereços a seguir:

Para os diplomas REGISTRADOS até o ano de 2015: 23º Ofício de Notas, localizado na Travessa do Ouvidor, 15 – Centro – Rio de Janeiro, RJ.

Para os diplomas REGISTRADOS de 2016 em diante: 10º Ofício de Notas, localizado na Avenida Nilo Peçanha, 26 – Centro – Rio de Janeiro, RJ; ou 35º Ofício de Notas, localizado na Estrada do Galeão, 2315, loja F – Ilha do Governador – Rio de Janeiro, RJ (para aquelas firmas que não constam no 35º Ofício de Notas, elas poderão ser encontradas no 18º Ofício de Notas, que fica localizado ao lado).

Para saber em qual cartório está registrada a firma dos Diretores de Faculdade/Coordenadores de Cursos é necessário que o diplomado verifique na secretaria de seu curso.

Dirija-se à secretaria de seu curso com o documento constando o dado correto ou atualizado e os documentos que a secretaria solicitar (exceto o Certificado do Ensino Médio, pois não é necessário), além do diploma original (para o caso de diploma físico) e peça para ser aberto um processo de SUBSTITUIÇÃO DE DIPLOMA. O diploma físico ficará retido e será enviado à Divisão de Diplomas para destruição e cancelamento do registro. A emissão e registro do novo diploma depende do recebimento do diploma original ( para o caso de diploma físico) pela Divisão de Diploma.

Dirija-se à secretaria de seu curso com o diploma original (para o caso de diploma físico) e peça para ser aberto um processo de SUBSTITUIÇÃO DE DIPLOMA. O diploma físico ficará retido e será enviado à Divisão de Diplomas para destruição e cancelamento do registro. A emissão e registro do novo diploma depende do recebimento do diploma original ( para o caso de diploma físico) pela Divisão de Diploma.

Primeiramente, é necessário registrar na autoridade policial competente (no caso do estado do Rio de Janeiro é a Polícia Civil e pode ser feito pela Delegacia Online) o extravio do documento. Depois, procure a secretaria do curso onde se formou com os documentos exigidos e o Registro de Ocorrência (não é o Pré-Registro. É necessário o documento do registro definitivo com a assinatura da autoridade policial.) e peça para ser aberto um processo de SEGUNDA VIA DE DIPLOMA.

Em caso de urgência, o formado deverá apresentar à secretaria de seu curso o comprovante de urgência e solicitar que seja juntado ao seu processo de diploma. Deverá solicitar também que seja informado no campo Especificação do SEI a expressão URGENTE.

Para que seja comprovada a urgência, é necessário que haja efetiva exigência atual ou iminente, como inscrição em programas de pós-graduação, posse em cargo público, provas de títulos em concursos, exigência de empregador para efetivar a contratação ou enquadramento funcional, e outras de mesma natureza.

A comprovação de urgência não pode ser autodeclarada pelo formado. Configura-se comprovação de urgência justificável os seguintes documentos: cópia de publicação em diário oficial da lista dos candidatos selecionados em processo seletivo; cópia da parte do edital onde é mencionada a necessidade de apresentar o diploma em alguma etapa do processo seletivo (para obter urgência é necessário o formando comprovar ter efetuado a inscrição no concurso); documento, em papel timbrado, em que a instituição na qual o formando está vinculado (ou irá vincular-se) exija apresentação do diploma. Serão admitidos outros documentos que façam prova da situação de urgência.

Primeiramente, certifique-se junto à sua Faculdade que haja um processo aberto em seu nome para registro de diploma na UFRJ. Todos os processos de registro de diploma das faculdades externas são individuais, ou seja, cada processo está em nome do formando correspondente, e o serviço de registro é prestado exclusivamente à instituição de ensino, não sendo possível ser solicitado pelo próprio formado. A consulta sobre o andamento do seu processo pode ser feita acessando o link: https://portal.sei.ufrj.br/ e em seguida clicar em pesquisa pública e inserir o nº do seu processo informado pela instituição de ensino onde se formou.

O processo de diploma de um formando de instituição externa à UFRJ chega à Divisão de Diplomas para análise e registro. Caso haja algum erro na documentação ou no diploma a ser registrado, o processo é devolvido à faculdade para que seja corrigido. Se tanto a documentação quanto o diploma estiverem corretos, o diploma é registrado pela Divisão de Diplomas da UFRJ. Posteriormente, o processo com o diploma devidamente registrado é encaminhado à instituição de ensino para disponibilização ao formado.

Em caso de urgência, o formado deverá apresentar à instituição de ensino onde ser formou o comprovante de urgência e solicitar que seja juntado ao seu processo de diploma. Deverá solicitar também que seja informado no campo Especificação do SEI a expressão URGENTE.

Nos casos de substituição ou 2ª via de diploma, o procedimento é iniciado na instituição de ensino em que se formou e que realiza o serviço de registro de seus diplomas na UFRJ.

A expedição (emissão) do diploma cabe, exclusivamente, à instituição de ensino onde o aluno se formou. As instituições externas têm autonomia para escolher a Universidade onde realizar o serviço de registro de seus diplomas e não são todas que registram na UFRJ.

No caso de a instituição ter encerrado suas atividades, toda a documentação acadêmica, como primeira ou segunda via de histórico ou diploma, ementas e outros documentos deverá ser emitida pela instituição que se tornou depositária da documentação.

Caso não tenha a informação sobre a instituição que se tornou responsável, procure o Ministério da Educação para obter essa informação, pois trata-se do órgão responsável pela autorização e fiscalização das atividades de ensino superior.

A documentação da FAHUPE está sob guarda do Sistema de Arquivos da UFRJ (Siarq/UFRJ), sendo os responsáveis pelo manuseio e prestação de informações. A solicitação deverá ser feita conforme orientações constantes no link https://cartadeservicos.ufrj.br/servico/562.

Para conseguir a validade no Brasil de um diploma obtido no exterior é necessário fazer a revalidação (para diplomas de graduação) ou reconhecimento (para diplomas de mestrado/doutorado) do diploma.

A revalidação de diplomas de graduação emitidos por instituições estrangeiras é feita via Plataforma Carolina Bori (https://plataformacarolinabori.mec.gov.br/usuario/acesso), com exceção do curso de Medicina que é feita exclusivamente pelo Exame Revalida. Nela é possível encontrar o edital de vagas da UFRJ e os procedimentos que devem ser adotados. Em caso de dúvidas ou solicitações, elas devem ser encaminhadas ao e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Temporariamente, a UFRJ não está realizando o reconhecimento de diplomas de pós-graduação stricto sensu (mestrado e doutorado, pois não é permitido o reconhecimento no Brasil de certificados de especialização ou residência médica) emitidos por instituições estrangeiras.

Verifique a documentação exigida no edital disponível na Plataforma Carolina Bori.

Quanto ao procedimento de apostilamento do diploma, obrigatório para a conclusão da revalidação, caso o pedido seja deferido, a partir de 2016, o carimbo da representação consular do Brasil no país em que foi expedido o diploma poderá ser substituída pela Apostila de Haia, no caso dos países signatários da Convenção de Haia. Verifique no país de origem do documento qual é o órgão responsável pela emissão da Apostila de Haia. Em caso de dúvidas, caso esteja no Brasil, procure o serviço ao cidadão na representação consular do país onde o diploma foi emitido.

Para diplomas emitidos em países que não fazem parte como signatários da Convenção de Haia, o carimbo do consulado brasileiro é exigido.

Apenas os diplomas da França estão isentos da Apostila de Haia, em razão de acordo bilateral Brasil-França.

A Convenção de Haia de 05 de outubro de 1961, sobre a Eliminação da Exigência da Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (também conhecida como Convenção da Apostila), é um Tratado Internacional que visa simplificar o processo de autenticação de documentos a serem usados no exterior. Foi ratificado pelo Brasil por meio do Decreto nº 8.666/2016. A partir de sua entrada em vigor, em 16 de agosto de 2016, ao invés de percorrer toda uma cadeia de legalização, os documentos emitidos nos países signatários devem recorrer a um único procedimento, que consiste na emissão da Apostila de Haia.

Para saber mais sobre a Convenção da Haia, acesse: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/specialised-sections/apostille.

A revalidação de diplomas de graduação em Medicina na UFRJ é realizada exclusivamente por meio do Exame Revalida, de responsabilidade do INEP. Após aprovação no exame, o interessado deverá indicar a instituição de ensino onde deseja concluir a revalidação de seu diploma. Caso escolha a UFRJ, a abertura do processo é feita no Protocolo da Faculdade de Medicina, responsável pela conferência de toda a documentação e onde está lotada a comissão de revalidação, cujo contato de e-mail é Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Além da taxa para realização do Exame Revalida, é cobrada taxa pelo serviço de emissão e registro da Apostila de Revalidação na UFRJ, cujo valor vigente pode ser consultado em https://graduacao.ufrj.br/index.php/taxas-de-diplomas.

O prazo para emissão estipulado pela Portaria MEC nº 1.095/2018 é de 60 (sessenta) dias e para registro mais 60 (sessenta) dias, totalizando 120 (cento e vinte) dias.

O prazo para registro é de 60 (sessenta) dias, a partir da abertura do processo da instituição de ensino junto à UFRJ.

O prazo máximo estabelecido para análise dos cursos de graduação (REVALIDAÇÃO) feitos no exterior está no Art. 4º, § 4º, da Resolução nº 3 do CNE/CES, de 22/06/2016, com o seguinte texto: “O processo de revalidação de diplomas de cursos superiores obtidos no exterior deverá ser admitido a qualquer data pela universidade pública e concluído no prazo máximo de até 180 (cento e oitenta) dias, a contar da data do protocolo na universidade pública responsável pelo processo ou registro eletrônico equivalente”.

Ainda no Art. 11, da mesma Resolução, tem-se a seguinte redação: “Cursos estrangeiros cujos diplomas já tenham sido objeto de revalidação nos últimos 10 (dez) anos receberão tramitação simplificada. § 1º A tramitação simplificada deverá se ater, exclusivamente, à verificação da documentação comprobatória da diplomação no curso especificada no art. 7º, observado o disposto no art. 4º, desta Resolução, prescindindo de análise aprofundada ou processo avaliativo específico. § 2º Caberá à universidade pública revalidadora, ao constatar a situação de que trata o caput, encerrar o processo de revalidação em até 60 (sessenta) dias, contados a partir da data do protocolo do pedido de revalidação”.

TEMPORARIAMENTE SUSPENSO: O prazo máximo estabelecido para análise dos cursos de pós-graduação stricto sensu (RECONHECIMENTO) feitos no exterior está no Art. 17, § 4º, da Resolução nº 3 do CNE/CES, de 22/06/2016, com o seguinte texto: “O processo de reconhecimento de diplomas obtidos no exterior deverá ser admitido a qualquer data e concluído no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias, a contar da data do recebimento do protocolo na universidade responsável pelo processo ou de registro eletrônico equivalente”. Este processo é autuado nas Decanias respectivas aos cursos feitos no exterior. Dessa forma, a Decania, a Faculdade e todos os locais aos quais perpassa o processo deverão atender ao prazo, a fim de que a Divisão também o cumpra.

Ainda no Art. 20, da mesma Resolução, tem-se a seguinte redação: “Cursos de pós-graduação stricto sensu estrangeiros, cujos diplomas tenham sido objeto de reconhecimento nos últimos 10 (dez) anos, receberão, da universidade responsável pelo reconhecimento do diploma, tramitação simplificada. § 1º A tramitação simplificada de que trata o caput deverá se ater exclusivamente ao exame da documentação processo avaliativo específico. § 2º Caberá à universidade avaliadora do reconhecimento, ao receber e constatar a informação de que trata o caput, encerrar o processo de reconhecimento em até 90 (noventa) dias, contados a partir da data do protocolo do(a) interessado(a)”.

Garantindo o acesso à informação e o exercício dos direitos previstos no art. 7º da Lei de Acesso à Informação (lei nº 12.527/2011), em atendimento ao disposto no art. 8º §3º da mesma lei, informo que para revalidações de diplomas estrangeiros, diplomas de egressos da UFRJ e registros de diplomas de instituições isoladas emitidos a partir de 2001, com o número do processo de diploma iniciado por 23079, que se encontra no verso do diploma ou na parte inferior da apostila de revalidação dentro do quadro do registro, todos os dados do registro podem ser consultados em documento com QR Code por meio do link: https://www.diplomas.ufrj.br e clicando no ícone "Autenticidade".

Atente para o fato de que o ano no sistema de consulta deve ser digitado com 4 dígitos e no diploma ele pode aparecer com dois dígitos. Por exemplo: no caso de aparecer no diploma 23079.XXXXXX/01-78, deverá ser digitado XXXXXX200178 e clicar no botão de busca.

É possível confirmar os seguintes dados do diploma: número do processo; data do registro; número do registro; nome do formando; tipo do diploma; status do registro (ativo ou cancelado) e, no caso de instituições externas, a Instituição na qual o aluno se formou.

Se o número do processo de registro de diploma for inserido e os dados do diploma não aparecerem no sistema, o interessado deverá encaminhar cópia frente e verso do diploma, em formato pdf, para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. solicitando a consulta de Autenticidade, a qual confirmará se o diploma está registrado ou não nos assentamentos da UFRJ.

Os diplomas e certificados emitidos a partir de 2001 constam no sistema de verificação on-line e a consulta dos mesmos deverá ser feita pelo próprio interessado.